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Journal Universel SAP - Une source unique de verité

Sonia Breton

CEO S4IC Senior SAP CO BW BPC Consultant

Pourquoi SAP a-t-il introduit le Journal Universel ?

Le Journal Universel a été développé pour combiner en une seule source de données les deux composantes financières autrefois séparées :

Comptabilité financière (FI)
Contrôle de gestion (CO)

Cette source unique de vérité rassemble toutes les transactions comptables dans une seule table et les met à la disposition de toutes les composantes applicatives concernées :

Comptabilité financière (grand livre),
Contrôle de gestion,
Comptabilité des immobilisations,
Ledger articles.

Il existe 1 pièce combinée FI / CO liée à une pièce logique; toutes les informations sont enregistrées dans 1 poste de la table ACDOCA.

Wow ! C’est une grande simplification ! Merci à la base de données SAP HANA qui est capable de compresser beaucoup de données et d’agréger un grand nombre de postes en une fraction de seconde, facilitant ainsi le processus de dispense, avec des postes physiques séparés et des tables de totaux dans chaque application.

Cela signifie également que la comptabilité financière et la comptabilité de gestion sont rapprochées en permanence et que le besoin de rapprochement entre FI et les autres modules financiers (CO ou FI-AA) disparaît avec l’intégration en temps réel de ces composantes.

Les rapports de toutes les composantes utilisent les données du même journal, appelé Journal Universel.

Dans le système

Master Data

Les données de base des finances ont été fondamentalement réorganisées afin que le Journal Universel soit opérationnel.

Toutes les natures comptables (primaires et secondaires) sont maintenant fusionnées dans les comptes généraux. Par conséquent, nous ne devons maintenir qu’une seule donnée de base qui porte à la fois le compte et la nature de coût.

Dans le backend, les transactions liées à la gestion des natures comptables n’existent tout simplement plus.

Ci-dessous les copies d’écran entre ECC EHP6 pour SAP ERP 6.0 et S/4HANA.

Les anciennes transactions sont redirigées vers la transaction “FS00 – Modifier la nature comptable”.

Dans Fiori, il suffit de configurer l’application pour éditer le compte général (FXXX).

Lors de l’édition d’un compte général, l’onglet des données de contrôle inclut maintenant les paramètres du compte dans la zone de contrôle, révélant sans aucun doute que la nature de coût et le compte ne sont qu’une seule donnée de base.

Affichage d'un document

Dans ECC, lorsque vous enregistrez une pièce FI, des entrées sont générées dans les tables BSEG, FAGLFLEXA, FAGLFLEXT, COBK, COEJ et COEP (et quelques autres BSIS, etc.).

Dans S/4HANA, toutes les informations sont enregistrées dans BKPF (en-tête) et ACDOCA (postes), ce qui réduit considérablement le nombre de tables concernées et facilite ainsi le rapprochement des données et le reporting.

Les anciennes tables ne sont plus mises à jour mais, comme par magie, les anciens rapports fonctionnent toujours (par exemple FAGLL03 ou FBL*N) car les vues de compatibilité pour une demande de données provenant de l’une de ces tables lisent les données de ACDOCA.

Mais, si vous utilisez Fiori, vous pouvez tout aussi bien utiliser les nouveaux rapports puisque ces applications sont beaucoup plus rapides et fournissent plus de détails que les anciens rapports.

Qu'adviendra-t-il des anciens tableaux ?

Les mises à jour ne sont plus effectuées sur ces anciens tableaux.

Néanmoins, vous pouvez continuer à utiliser les rapports qui utilisent les données de ces anciennes tables.

En effet, les vues de compatibilité pour une demande de données provenant de l’un de ces tableaux lisent les données de l’ACDOCA. Néanmoins, il est préférable d’utiliser la nouvelle application Fiori pour afficher les données car elle est plus rapide que les anciens rapports.

Jetons un coup d’œil aux vues de ces tables ECC avec ACDOCA.

FI tables

CO tables

S/4HANA

Voilà, c’est tout ! Tout FI et CO (j’en ai déjà beaucoup parlé mais une image vaut mieux que 1000 mots) réunis en 2 tableaux. N’est-ce pas une beauté ?

En outre, CO-PA est également intégré dans le Journal Universel. Les documents CO-PA n’existent tout simplement plus.

Les meilleures pratiques SAP recommandent l’utilisation d’un CO-PA basé sur les comptes avec une intégration en temps réel. Cela vous permet de reconnaître l’impact sur votre résultat et votre marge en temps réel sans avoir à imputer les objets dans CO-PA. Les caractéristiques sont dérivées et disponibles au moment où vous les enregistrez dans le système.

Si vous définissez une nouvelle caractéristique, vous pouvez les générer dans ACDOCA. Il vous suffit d’étendre les vues CDS pour pouvoir les visualiser dans les rapports standard.

Avec le Journal Universel et l’ACDOCA en temps réel, vous n’avez pas besoin d’attendre la fin du mois pour avoir votre compte de résultat complet. Vous pouvez également tirer parti de l‘analyse prédictive.

Avec le Journal Universel, les “anciennes” tables CO-PA sont dépassées.

Voir le tableau ci-dessous pour la comparaison.

Tables	Calcul du coût de revient	Basé sur le compte	SAP S/4HANA
Items réels	CE1XXXX	COEJ	ACDOCA
Items du plan	CE2XXXX	COEP	ACDOCP
Enregistrements totaux par objet de résultat	CE3XXXX	COSS, COSP	ACDOCA
Rentabilité Définition du segment	CE4XXXX	CE4XXXX	CE4XXXX

Notez que pour le plan, SAP travaille sur un Journal Universel du plan (ACDOCP). Il est encore en construction et toutes les fonctionnalités ne sont pas encore disponibles (se référant à la version On-Premise 1909).

Conclusion

Dans une seule entrée (disons plutôt dans une seule entrée pour un document spécifique), toutes les informations FI et CO sont centralisées dans cette table.

Ce projet n’aurait pas pu être réalisé sans la puissance de la technologie de base de données SAP HANA. SAP continue le travail et pousse vers le Plan Universal Journal.

Ainsi, il sera plus facile de planifier (comme on le fait dans BPC) et de comparer les données avec les chiffres réels, notamment en utilisant les rapports dans BW embedded.

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